，项目计划购置的 “水质在线监测仪” 因供应商产能不足，交货时间延迟了 3 个月，导致相关实验无法开展，经费无法支出。了解情况后，科发院一方面协助赵教授与供应商协商加快生产，另一方面建议调整经费使用计划，将原本用于设备采购的部分经费，先投入到 “污水处理剂配方优化” 的前期实验中，避免经费闲置。同时，专员还与财务处沟通，为项目办理了 “设备采购延期支出备案”，确保后续设备到货后能正常报销。到第四季度，该项目经费使用率提升至 62%，顺利赶上计划进度。
“动态跟踪不是‘盯梢’，而是‘预警’—— 通过及时发现问题、解决问题，避免小偏差变成大麻烦。” 科发院科研管理科刘科长说，近两年来，通过这种跟踪机制，我院政府项目经费平均使用率从 68% 提升至 82%，因经费使用滞后导致的项目延期数量减少了 35%，真正实现了 “经费跟着项目走，服务跟着需求走”。
16.1.3 警方提醒：精准服务，让 “被动整改” 变 “主动调整”
“李老师，您的国家自然科学基金项目还有 3 个月到期，目前经费使用率为 65%，其中‘实验材料费’还有 15 万元未支出，建议加快采购进度哦～”2024 年 5 月，化工学院的李教授收到了科发院发来的 “经费使用提醒短信”，同时附带了一份《经费使用进度建议表》，详细列出了剩余经费的优先支出方向。
这种 “个性化提醒”，是我们科发院在经费管理中推出的 “暖心服务”。针对不同项目的实施周期、预算金额、学科特点，科室会建立 “经费使用进度台账”，在项目到期前 3 个月、1 个月分别发送 “预警提醒”，在到期前 15 天进行 “一对一沟通”，确保科研工作者有充足时间调整使用计划。
对于经费使用率偏低的项目，科发院会深入分析原因，提供 “定制化解决方案”：若因实验方案调整导致经费无法按计划支出，会协助团队修改预算（需报项目主管部门备案）；若因报销流程不熟悉导致支出滞后，会安排财务会计上门指导报销操作；若因设备或材料采购周期长，会建议通过 “框架协议采购”“紧急采购” 等方式加快进度。
材料学院王教授的 “高性能陶瓷材料研发” 项目曾遇到过 “报销难” 问题，项目涉及大量实验材料采购，供应商提供的发票格式不规范，财务处多次退回，导致经费无法及时支出。科发院得知后，立即安排财务会计与王教授的科研助理对接，指导其规范发票收集流程（如要求供应商标注 “项目编号”“材料名称”），同时协调财务处开通 “科研项目报销绿色通道”，确保符合要求的票据能在 3 个工作日内完成报销。最终，该项目在到期前 1 周完成了所有经费支出，顺利通过验收。
“以前总担心经费花不完被收回，现在科发院提前提醒、主动帮忙，再也不用‘赶末班车’似的花钱了。” 王教授的话，道
